Как аннулировать конкурс


номенклатура дел организации

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.


Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание 🙂

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Составляем номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-20013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые аннулировать создаются в организации, выстроенный по отделам. Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно:

  • закрепляет наименования дел;
  • присваивает уникальный код каждому делу;
  • определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения.

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее  письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Этап первый. Сбор информации.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата. Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа.

Скачать опросный лист для оценки документационного фонда компании (.xlsx, 11 КБ)

Образец заполнения опросного листа (.pdf, 216 КБ)

Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения. Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов. На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру.

Этап второй. Нумеруем структурные подразделения.

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера. Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., уже предусмотрели все, что необходимо для номенклатуры. Используется именно эта форма:

forma_ND

Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.

Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.

Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.

Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен.

Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться.

zapolnyaem_ND1

Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

инструкция по работе в архиве

Как установить срок хранения дела?

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.

В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА».

zapolnyaem_ND2

Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения.

Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту.

Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно  из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.

itogovaya_zapis'

Ну вот, номенклатура дел готова! Теперь последний шаг – идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие.

Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые. Как это делать, подробно рассказывается в этой статье.

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Похожие статьи

Добавить комментарий


Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Дом-2 LIFE Доступно все Доброта спасет мир конкурс

Как аннулировать конкурс Как аннулировать конкурс Как аннулировать конкурс Как аннулировать конкурс Как аннулировать конкурс Как аннулировать конкурс

Похожие новости